Новый способ предоставления доступа

Как понять, подключен ли у меня новый способ

Выберите файл или папку на своем Диске и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели. Если при этом вы видите такое окно:

значит ваша организация уже переведена на новый способ предоставления доступа.

Виды доступа

Доступ к файлам и папкам на вашем диске может быть:

• Общий — для всех пользователей, у которых есть ссылка.

  Общий доступ к файлу или папке можно настроить для всех сотрудников организации или и для всех внешних пользователей тоже. Например, чтобы поделиться документом с клиентом компании или сотрудником, у которого нет почты на Яндексе. Настраивая общий доступ, вы можете защитить файл или папку:

  • установить пароль;
  • запретить скачивание;
  • установить срок действия ссылки.

• Персональный — для конкретных сотрудников, групп и подразделений организации или внешних пользователей с аккаунтом Яндекса.

  Этот тип доступа подойдет, если вы хотите:

  • Поделиться файлом или папкой с какими-то конкретными сотрудниками, группами или подразделениями.
  • Настроить разные уровни доступа для разных пользователей. Например, чтобы одни сотрудники могли просматривать и скачивать файлы, а другие — редактировать.

Персональный доступ — это новая возможность Диска, которая пока подключена только некоторым организациям, но скоро появится у всех.

Уровни доступа

Есть два уровня доступа к файлам или папкам для совместной работы:

• Просмотр — вы разрешаете просматривать и скачивать файл или папку.
• Редактирование — вы разрешаете просматривать, редактировать, переименовывать, скачивать и удалять файл или папку.

У уровня «Редактирование» приоритет выше, чем у уровня «Просмотр».

Например, если вы откроете персональный доступ на редактирование всему подразделению, а одному из сотрудников подразделения — персональный доступ на просмотр, этот сотрудник сможет вносить изменения в файл, как и его коллеги.

Если вам нужно, чтобы доступ на редактирование был у некоторых сотрудников подразделения, а у всех остальных — только на просмотр, добавьте сотрудников по отдельности и выберите для каждого их них подходящие уровни доступа.

Доступ к папкам и общие папки

Настройка общего и персонального доступа — более гибкий инструмент для совместной работы с папками. Когда для организации подключается возможность настраивать доступ новым способом, использование ее сотрудниками общих папок ограничивается.

Сотрудники не смогут:

• Создавать общие папки — из контекстного меню личных папок исчезнет пункт Настроить доступ.
• Приглашать новых пользователей в существующие общие папки — в окне настройки доступа к общей папке не будут работать строка поиска и кнопка Добавить.

Сотрудники смогут:

• Пользоваться существующими общими папками.
• Закрывать доступы к существующим общим папкам.
• Принимать приглашения в общие папки от других пользователей.

Вы можете пользоваться уже созданными общими папками и не перенастраивать к ним доступ, если в них никого больше не нужно приглашать.

Перейти от использования общих папок к настройке доступа к папкам

Чтобы полноценно пользоваться новыми возможностями для совместной работы, перенастройте доступ к общим папкам. Для каждой папки это может сделать только ее владелец. Если вы не являетесь владельцем общей папки, обратитесь за перенастройкой к нему. Как посмотреть информацию о владельце общей папки

Для общих папок, которыми владеете вы, настроить доступ заново можно одним из способов:

• перенастроить доступ к этой же папке, предварительно отключив все доступы;
• настроить доступ к новой папке, убедиться, что у нужных пользователей есть нужные права и только потом отключить общую папку.

Настроить доступ

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели:

   

2. Если для отдельных пользователей нужен персональный доступ, настройте его:

   1. В поле Добавьте пользователей, подразделения или группы введите электронный адрес того, кому хотите открыть доступ. Можно добавлять:

      • сотрудников вашей организации;
      • группы или подразделения из вашей организации;
      • сотрудников другой организации в Яндекс 360 для бизнеса;
      • людей с аккаунтами на Яндексе, например login@yandex.ru.

      Если вы добавляете кого-то из своей организации, помимо адреса можно ввести имя или выбрать нужный вариант из предлагаемого списка.

   2. Выберите необходимый уровень доступа — Просмотр или Редактирование.

   3. Нажмите Добавить. Электронный адрес появится в списке Пользователи с доступом.

   4. Повторите шаги с 2.1 по 2.3 для остальных пользователей, для которых нужен персональный доступ.

3. Чтобы выдать общий доступ, в поле Всем, у кого есть ссылка раздела Общий доступ выберите уровень доступа — Просмотр или Редактирование.

4. Нажмите значок , чтобы указать дополнительные настройки.

   • Для общего и персонального доступа:

     • С доступом «Редактирование» нельзя делиться файлом — редакторы не смогут делиться файлом или папкой, а также управлять доступами к ним.

   • Только для общего доступа:

     • Только внутри организации — файл или папка будут доступны только вашим коллегам с аккаунтами на домене организации.

     • Защита паролем — файл или папка будут доступны только тем, кому вы сообщите пароль.

       Введите пароль длиной от 4 символов и запомните его, затем нажмите Готово. Пароль можно отредактировать или отключить.

     • Запрет на скачивание — файл или папку нельзя будет скачать или сохранить на личный Диск. Документы нельзя будет распечатать, а аудиофайлы — прослушать. Имейте в виду, что возможность сделать скриншот или записать видео останется.

     • Срок действия — ссылка удалится, когда срок подойдет к концу. Файл или папка будут недоступны пользователям, пока вы не поделитесь ссылкой снова. Бессрочная ссылка будет работать, пока вы не закроете доступ к файлу или папке. Если вы поделитесь файлом или папкой еще раз, Диск создаст новую ссылку. Но если к файлу или папке уже открыт доступ и вы скопируете ссылку с помощью программы для компьютера или мобильного приложения, это будет та же ссылка, что создалась в первый раз.

   Нажмите Готово.

5. Чтобы поделиться файлом или папкой, нажмите Скопировать ссылку и отправьте ее в письме или сообщении.

Что делать пользователю со ссылкой, чтобы у него появился доступ к вашему файлу или вашей папке, описано в разделе Со мной поделились ссылкой.

Изменить или закрыть доступ

Персональный доступ

Чтобы изменить уровень персонального доступа или закрыть его:

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели.
2. Напротив имени пользователя установите подходящий уровень доступа или выберите Закрыть доступ.

Общий доступ

Чтобы изменить уровень общего доступа или закрыть его для всех:

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели.
2. В поле Всем, у кого есть ссылка раздела Общий доступ нажмите на текущий уровень доступа, поменяйте его или нажмите Закрыть доступ.

Закрыть все доступы

Вы можете закрыть сразу все доступы к файлу или папке: и персональные, и общий. Ссылка, которой вы поделились с другими людьми, перестанет работать.

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться в контекстном меню или на верхней панели.
2. Внизу окна настроек доступа нажмите кнопку .
3. Выберите Закрыть все доступы.

Обратите внимание: если вы закроете доступы по этой инструкции, а позже захотите снова поделиться файлом или папкой, новая ссылка будет отличаться от старой. Те, у кого был доступ к файлу или папке по старой ссылке, не будут иметь его, пока вы не отправите им новую ссылку.

Вопросы и ответы

Занимают ли чужие файлы и папки место на моем Диске?

Нет. Чужие файлы и папки занимают место только на Диске их владельцев.

Как быстро найти папку или файл, которыми со мной поделились?

Перейдите в раздел Общий доступ. В нем вы увидите:

• Список папок, к которым вы получили доступ — на вкладке Папки.
• Список файлов, которыми с вами поделились — на вкладке Файлы.
• Владельцев этих папок или файлов.
• Уровни доступа, которые вам открыли.

Если в вашей организации уже можно настраивать персональный доступ к папкам, в списке могут быть два вида папок:

• — Общие папки. Что можно делать в общих папках?

• — Папки, к которым вам открыли персональный доступ.

Не могу добавить папку на свой Диск

Если владелец защитил папку паролем, сделать это не получится.

Какими файлами и папками из доступной мне папки можно делиться?

Вы можете поделиться только теми файлами и папками, которыми владелец разрешил делиться. Для этого у вас должен быть доступ на редактирование.

Если владелец папки состоит в другой организации, поделиться файлом или папкой из его папки не получится.

Я перемещаю свой файл в чужую папку, и владельцем файла становится другой человек. Что будет с доступами?

Содержимое папки принадлежит ее владельцу, даже когда файлы и папки в нее добавляют другие люди. Любой файл, добавленный в чужую папку, будет занимать место на Диске владельца этой папки.

Если вы настроили к файлу персональный доступ в своей папке, а потом переместили файл в чужую папку, настройте персональный доступ заново и поделитесь с другими людьми новой ссылкой. Старая ссылка на файл может не работать.

Можно ли перемещать файлы или папки из чужой папки, к которой мне предоставили доступ, в другие папки?

Перемещать вложенные файлы и папки можно только внутри доступной вам чужой папки.

Например, у вас есть доступ к папке «Отчеты 2024», внутри которой хранятся папки «Январь» и «Февраль». Вы можете перенести файл из папки «Февраль» в папку «Январь». Но не получится переместить папку «Январь» в раздел «Файлы» на вашем личном Диске.

Пропал доступ к папке: ссылка не работает, папки нет в разделе «Общий доступ»

Это могло произойти, если:

• владелец папки закрыл к ней доступ;
• владелец папки защитил папку паролем;
• у ссылки на папку закончился срок действия.

Персональный доступ к папке может ненадолго пропасть, когда заканчивается срок действия публичной ссылки на папку. Если у вас был персональный доступ к папке, подождите 1-2 минуты — доступ восстановится. Если этот совет не помог, обратитесь к владельцу, чтобы он снова открыл вам доступ к папке, сообщил пароль или продлил срок действия ссылки.

Могу ли я удалить файл или папку из чужой папки, к которой мне предоставили доступ?

Да, если вам открыли доступ на редактирование папки. Если вы удалите файл из чужой папки, он переместится в корзину ее владельца, и восстановить его сможет только владелец.

Удалять файлы и папки из чужой папки можно только через контекстное меню:

Мне не нужен доступ в чужую папку или к чужому файлу. Можно ли от него отказаться?

Вы можете удалить папку или файл из раздела Общий доступ. Для этого нажмите на папку или файл правой кнопкой мыши и выберите Удалить из списка. Папка или файл исчезнет из раздела Общий доступ на вашем Диске, но останется на Диске владельца. У вас останется доступ к папке или файлу по ссылке — если вы перейдете по ссылке, то снова сможете добавить папку в раздел Общий доступ, а файл снова добавится туда автоматически.

Если у вас есть доступ на редактирование папки или файла, вы можете от него отказаться и убрать папку или файл из раздела Общий доступ навсегда.

1. Выберите файл или папку и нажмите Поделиться.

2. Найдите себя в списке пользователей с доступом.

3. Справа от своего имени нажмите на текущий уровень доступа и выберите Закрыть доступ.

   

Папка или файл пропадет из раздела Общий доступ на вашем Диске, а ссылка на папку, которой с вами поделились, перестанет работать. Если вам снова понадобится доступ к этой папке или файлу, вы сможете обратиться к ее владельцу или людям, у которых есть доступ на редактирование.