Внешние контакты

Внешние контакты — это пользователи не из вашей организации. Ими могут быть сотрудники компаний-партнеров, подрядчики, клиенты или заказчики. Добавьте внешние контакты в Яндекс 360 для бизнеса, чтобы ваши сотрудники могли быстрее находить нужных людей в Почте, Календаре и Диске — например, когда пишут письма, добавляют участников встреч или настраивают общий доступ к папкам.

Вы можете добавить до 200 000 внешних контактов для одной организации.

Добавить

Загрузить списком

Добавить в вашу организацию сразу несколько внешних контактов можно с помощью CSV-файла.

1. Скачайте шаблон CSV-файла, который вы сможете использовать как образец.

   1. Откройте кабинет организации admin.yandex.ru.

   2. В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.

   3. Если вы впервые добавляете внешние контакты, нажмите кнопку Загрузить список в центре экрана.

      Если у вашей организации уже есть внешние контакты, над таблицей с ними нажмите кнопку Добавить и выберите Загрузить списком.

   4. Нажмите Шаблон и сохраните файл к себе на устройство.

2. На основе шаблона сформируйте новый файл для загрузки списка контактов.

   1. Заполните скачанный файл своими данными:

      • Первую строку оставьте неизменной — это заголовки полей.

      • По образцам в строках 2–6 добавьте в файл данные внешних контактов. Строки с образцами удалите.

        Описание полей:

        N	Поле	Что содержит	Комментарий
        1	last_name	Фамилия
        2	first_name	Имя
        3	middle_name	Отчество
        4	title	Должность
        5	company	Компания
        6	address	Почтовый адрес
        7	department	Подразделение
        8	phone_number	Номер телефона
        9	is_main_phone_number	Признак основного телефона	Возможные значения: true — основной; false — дополнительный. Основной номер может быть только один.
        10	phone_number_type	Тип телефонного номера	Возможные значения: work — рабочий телефон; mobile — мобильный телефон; ip — IP-телефон; для прочих телефонных номеров оставьте поле незаполненным.
        11	email	Адрес электронной почты	Должен быть уникальным во всем списке внешних контактов.
        12	is_main_email	Признак основного электронного адреса	Возможные значения: true — основной; false — дополнительный. Основной электронный адрес может быть только один.
        13	email_type	Тип электронного адреса	Возможные значения: work — рабочая почта; для личной почты оставьте поле незаполненным.

      При этом придерживайтесь следующих правил:

      • Разделитель полей в файле — запятая.

      • Значение полей, которые содержат запятую внутри себя, указывайте в прямых кавычках. Например, "ул. Льва Толстого, 16".

      • Значение в поле с электронной почтой должно быть уникальным. Если в файле будет содержаться строка с адресом электронной почты, который уже есть в списке внешних контактов вашей организации, такой файл вызовет ошибку загрузки.

      • Чтобы добавить дополнительные электронные адреса или номера телефонов к контакту, разместите строки с этими данными в CSV-файле сразу за строкой с основной информацией, при этом первые семь полей таких строк оставьте пустыми.

        Примечание

        Добавить дополнительные электронные адреса или номера телефонов к контакту, который уже есть в списке внешних контактов вашей организации, можно только при его редактировании в интерфейсе Яндекс 360 для бизнеса. Как редактировать внешний контакт в интерфейсе

   2. Сохраните CSV-файл в кодировке UTF-8.

      Внимание

      Если сохранить файл в другой кодировке, он будет распознан неправильно.

   3. Убедитесь, что в файле не больше 1000 строк, а его размер — до 10 МБ. Если файл большой, разбейте его на несколько файлов поменьше.

3. Загрузите подготовленный список.

   1. Откройте кабинет организации admin.yandex.ru.

   2. В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.

   3. Если вы впервые добавляете внешние контакты, нажмите кнопку Загрузить список в центре экрана.

      Если у вашей организации уже есть внешние контакты, над таблицей с ними нажмите кнопку Добавить и выберите Загрузить списком.

   4. Нажмите кнопку Выбрать CSV-файл и укажите ваш файл.

   5. Нажмите Загрузить список и дождитесь окончания загрузки. Добавленные пользователи отобразятся в списке Внешние контакты.

      Если во время загрузки возникли ошибки, данные из файла не загрузятся. Исправьте их и попробуйте загрузить список снова.

Создать контакт вручную

1. Откройте кабинет организации admin.yandex.ru.

2. В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.

3. Если вы впервые добавляете внешние контакты, нажмите кнопку Добавить вручную в центре экрана.

   Если у вашей организации уже есть внешние контакты, над их списком нажмите кнопку Добавить и выберите Создать вручную.

4. Заполните поля карточки внешнего контакта:

   • Поля с фамилией, именем и электронной почтой обязательны для заполнения.
   • Для электронной почты, рабочего, мобильного и IP-телефона помимо основных вы можете добавить до 15 дополнительных значений. Для этого нажмите справа от нужного поля.
   • Все адреса электронной почты у контактов должны быть уникальными.

5. Проверьте введенную информацию и нажмите Добавить.

6. Если при вводе допущены ошибки, система укажет на поля, значения в которых надо исправить. Отредактируйте их и снова нажмите Добавить.

   Если все заполнено правильно, пользователь появиться в списке внешних контактов.

Найти

В правом верхнем углу раздела Внешние контакты находится строка поиска. Начните вводить известные данные человека, которого вы хотите найти: имя, фамилию, отчество, электронную почту или название компании, в которой он работает. На экране появится список подходящих внешних контактов.

Выберите пользователя в списке, чтобы открыть его карточку. В ней отображаются все данные, которые добавлены для этого контакта. Если для него зарегистрированы дополнительные номера телефонов или адреса электронной почты, то для их просмотра нажмите Показать еще в карточке.

Редактировать

1. Откройте кабинет организации admin.yandex.ru.
2. В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.
3. Наведите указатель на нужный контакт. Если необходимо воспользуйтесь поиском по списку. Порядок поиска описан в разделе Найти.
4. В правой части строки нажмите значок  и выберите Редактировать.
5. Измените данные контакта и нажмите кнопку Сохранить.

Удалить

1. Откройте кабинет организации admin.yandex.ru.
2. В меню слева выберите Пользователи → Внешние контакты.
3. Наведите указатель на нужный контакт. Если необходимо воспользуйтесь поиском по списку. Порядок поиска описан в разделе Найти.
4. В правой части строки нажмите значок  и выберите Удалить.
5. Подтвердите удаление.
6. Контакт пропадет из списка. Файлы по ссылке на Диске, которыми поделились с этим контактом, и встречи в Календаре, на которые он приглашен, останутся ему доступны. Закрыть доступ к файлам и удалить из встреч можно вручную.

Внешние контакты в Почте, в Календаре и Диске

Контакты, которые не состоят в вашей организации, помечаются флагом . Обращайте внимание на такую отметку, когда отправляете письма, добавляете участников встреч или приглашаете людей в общую папку. Это снизит вероятность того, что вы по ошибке поделитесь закрытой информацией с сотрудником другой организации.

Внешние контакты отображаются:

В Почте

• Когда выбираете получателей и просматриваете информацию о них.
  Как выбирать получателей при написании письма
• В результатах поиска по письмам.
  Как искать по письмам

В Календаре

• Когда добавляете участников события или просматриваете информацию о них.
  Как пригласить участников на событие

В Диске

• Когда настраиваете общий доступ к папке.
  Как настроить общий доступ к папке