Как создать план управления требованиями?
На каждый бизнес-проект влияют требования бизнеса и заинтересованных сторон, которые его ограничивают и направляют. Как правило, руководитель проекта использует эти требования для определения объема проекта и определения критериев успеха. Управление требованиями относится к процессу выявления и управления этими дискретными требованиями.
Ниже мы подробно рассмотрим, что включает в себя типичный план управления требованиями, и наметим шаги, которые вы можете предпринять для его создания.
Что такое план управления требованиями?
План управления требованиями — это документ, который обычно создается вместе с основным планом проекта как часть процесса управления содержанием. Его основная цель состоит в том, чтобы гарантировать, что все требования заинтересованных сторон и бизнеса будут зафиксированы, проанализированы, управляемы и учтены в плане проекта.
«Без плана управления требованиями ваши требования заинтересованных сторон могут быть потеряны» — «[Документ] действительно проведет вас через то, как требования вашего проекта будут управляться на протяжении всего жизненного цикла проекта».
Некоторые из наиболее важных вопросов, на которые отвечает план управления требованиями, включают:
- Как вы будете определять требования заинтересованных сторон?
- Как вы расставите эти требования по приоритетам?
- Кто будет отвечать за управление требованиями?
- Как вы установите прослеживаемость?
- Как будут управляться изменения требований?
- Как создать план управления требованиями?
Работа, необходимая для создания и введения в действие плана управления требованиями, может делится на три этапа.
I-Определите объем проекта
Первым шагом в создании плана управления требованиями является определение содержания проекта, которое обычно фиксируется в отдельном документе, называемом планом управления содержанием.
По данным Института управления проектами (PMI), «без четкого определения содержания проекта заинтересованные стороны проекта не имеют важной информации».
Этот недостаток информации затрудняет определение того, отсутствуют ли какие-либо требования, может или должно быть реализовано предлагаемое решение, испытывает ли проект расползание масштаба, помимо прочего.
«План управления требованиями — это результат плана управления содержанием» — «Менеджер проекта планирует, как он собирается определить и зафиксировать область действия, и затем план управления требованиями основывается на этом».
II-Определите свой подход к управлению требованиями
Следующим (и, возможно, самым важным) шагом является определение методологии, которая будет направлять ваш процесс управления требованиями. В зависимости от организации вы можете обнаружить, что этот подход останется в значительной степени одинаковым для всех проектов, или вы можете обнаружить, что каждый проект требует уникального подхода к управлению требованиями. В конечном счете, решение о том, какой подход лучше, остается за руководителем проекта.
При определении методологии и подхода к управлению требованиями вы должны попытаться ответить на следующие вопросы:
- Как вы будете определять заинтересованные стороны?
— Поскольку большинство требований к проекту будут исходить от его заинтересованных сторон, вы должны сначала точно понять, кто эти заинтересованные стороны. Опишите конкретные действия, которые вы планируете предпринять для выявления заинтересованных сторон вашего проекта, включая такие действия, как проведение интервью, планирование встреч или проведение групповых мозговых штурмов.
Эта информация также будет включена в ваш план взаимодействия с заинтересованными сторонами.
- Как вы будете расставлять приоритеты требований?
— В то время как одно требование может определять меньший или менее сложный проект, более сложные проекты часто включают несколько, иногда противоречащих друг другу требований. Важно, чтобы вы установили методологию для определения приоритетности этих требований до начала проекта. Как правило, эта задача включает в себя определение критически важных требований и определение их приоритетности по сравнению с другими.
- Кто будет отвечать за усилия по управлению требованиями?
— Это будет руководитель проекта? Еще один член команды проекта? В любом случае очень важно определить человека, ответственного за управление требованиями на протяжении всего проекта.
- Как вы установите прослеживаемость?
— Прослеживаемость относится к процессу отслеживания требований проекта с момента их определения до конца проекта. Прослеживаемость устанавливается в матрице прослеживаемости требований — диаграмме, которая может варьироваться в зависимости от организации и проекта.
- Как будут управляться изменения требований?
— Как бы хорошо вы ни планировали свой проект, всегда будут изменения. Эта концепция так же верна для требований проекта, как и для любой другой части проекта. Имея это в виду, важно установить протокол для управления такими изменениями, если и когда они произойдут.
«В рамках плана управления требованиями будет план управления изменениями» — «В этом документе описывается формальный процесс документирования изменений».
Хотя особенности документа могут различаться в зависимости от организации или процесса, некоторая ключевая информация, содержащаяся в нем, включает:
- Как изменилось рассматриваемое требование
- Почему было принято решение о внесении изменений
- Кто подписал изменение
- Какое влияние (если есть) это окажет на проект
III-Претворите план в жизнь
После того, как вы установили свою методологию, вы можете начать претворять свои планы в жизнь, начав работу по управлению требованиями. Определите заинтересованные стороны вашего проекта и их требования, определите приоритеты этих требований, назначьте роли, установите прослеживаемость и отслеживайте свой прогресс, одновременно корректируя свой план по мере необходимости на протяжении всего проекта.
Изучение того, как управлять требованиями вашего проекта
Понимание и управление процессом вашего проекта и требованиями заинтересованных сторон — одна из самых важных способностей для успешного руководителя проекта. Если вы не понимаете своих требований и того, как они соотносятся с масштабом, становится исключительно сложно довести проект до конца.
Независимо от уникальности проекта и связанного с ним бизнеса, вполне можно такой проект - довести до логичной цели, если предварительно граммотно и скурпулезно спланировать.
Управление проектами+3