Пишется в произвольной форме на имя руководителя организации или руководителя подразделения, где работает тот самый сотрудник, который отсутствовал.
образцы и подробнее посмотрите тут - https://how2get.ru/job/rabochij-protsess/kak-pravilno-napisat-sluzhebnuyu-zapisku-obrazets/
Служебная записка применяется в случае систематического (как, правило, чаще 3-5 раз, все зависит от руководства организации) отсутствия или прогула сотрудника. Прогул - это не опоздание. Опоздание к началу рабочей смены допускается максимум в 4 часа.
Для начала специалист отдела кадров составляет акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте. В нем необходимо описать все обстоятельства прогула, период отсутствия, следствие невыхода сотрудника на работу (какой вред нанесен организации). Этот акт подписывается тремя коллегами сотрудника, которые являются очевидцами прогула. Затем сотрудник обязан в двухдневный срок предоставить письменное объяснение прогула. И в итоге кадровик составляет служебную записку о прогуле/прогулах сотрудника на имя руководителя организации и передает ему. В азписке кадровик предлагает меру наказания.