Мария, если выражаться юридическими терминами, то "отказные письма" больше не оформляются.
"Отказное письмо" — это не официальный документ, а скорее устоявшаяся фигура речи.
Сейчас единственным официальным документом, подтверждающим, что продукция не подлежит сертификации, является отрицательное решение органа по заявке. Его зачастую и называют "отказным письмом".
То есть, заявитель обращается в орган с заявкой на сертификацию продукции, орган внимательно изучает её и выдаёт официальное решение, что данная продукция сертификации не подлежит.
Но иногда ещё "отказным письмом" называют экспертное заключение. По сути, это письменные разъяснения, почему конкретно данная продукция не подлежит сертификации. Иногда такие даёт сам изготовитель.
В некоторых случаях подобного экспертного заключения бывает достаточно и обращаться с заявкой в орган (чтобы получить отрицательное решение) не надо. Но здесь нельзя давать определённых прогнозов.
Поэтому, если Вам предлагают оформить "отказное письмо", то, во-первых, надо уточнить, что именно Вам предлагают: отрицательное решение по заявке от аккредитованного органа или просто экспертное заключение, а, во-вторых, внимательно перепроверяйте требования технического регламента — действительно ли Ваша продукция не подлежит сертификации.