Вам необходима CRM (Customer Relationship Management), в переводе – «управление взаимоотношениями с клиентами».
Таких программ сегодня много. Все они отличаются по функционалу и стоимости. Вы можете совершенно бесплатно зарегистрировать неограниченную по времени и количеству пользователей CRM
Битрикс24 с базовым набором функций.
Есть огромное количество обучающих материалов. При необходимости могу помочь с внедрением.