Разрабатывается концепция мероприятия и прописывается тайминг. Кроме того, если мероприятие масштабное, нужен сценарий. Все моменты заранее обговариваются с заказчиком. Очень важно, чтобы клиент доверял организатору, ведь у профессионалов всегда достаточно разнообразный опыт проведения мероприятий разного уровня. Часто под определенное торжество пишется отдельный сценарный план. Это может делать ведущий, а может и сценарист. Всё зависит от запросов клиента и уровня мероприятия.
Обычно в программе мероприятия указываются место и время проведения какого-то определенного действия. Зачастую она оформляется в виде афиши.