Вообще, весь вопрос разделён очень чётко на три части и три вопроса.
Первый вопрос: «Как всё успеть».
Ответ — это расставить приоритеты, поделить дела на «важно» и «не важно» и сделать. Тут имеет смысл пояснить, почему такой простой (казалось бы) ответ. Что значит «важно и не важно»? Здесь речь не о том, насколько мы хотим сделать это дело, или боимся не сделать, или делаем вид, что нам важно и тп. Здесь речь только о том, что из этих дел реально делается по факту. Посмотрите на свои результаты вчерашнего дня: все что было сделано – это «важно», все что вы не сделали – «вам не важно». Все. Так же логика про сегодня и завтра и всю нашу жизнь.
И не важно, что мы мы не хотим или хотим, должны или нет. В данном случае желание не имеет никакого значения. Имеет значение только одна вещь – ваш внутренний выбор сделать это дело в эту конкретную секунду.
Второй вопрос звучит так, на мой взгляд «Как мне быть эффективным, если я отношусь к ситуации «я взвалил это на себя»
Если вы будете продолжать делать дело с подобным внутренним разговором или отношением - перестаньте это делать прямо сейчас или измените это отношение. «Взвалил» — это жертвенная и обиженная интерпретация, не эффективный внутренний разговор. Если вы это выбираете ваше дело - начните думать иначе: не «я взвалил» - а «я выбираю, это мое решение, я сам решаю, что мне делать и что нет». Ситуации внутреннего выбора хорошо описаны в книге «Поток» Михая Чиксентмихайи, где он говорит о том, что вы можете быть в потоке и получать удовольствие даже от доения коров. Поэтому, полюбите то, что вы делаете, пока вы это выбираете делать.
И третий момент — «зачем я это делаю, если это никому не нужно». Если это нужно вам, вы в это верите, вы это выбираете, то не имеет вообще значения, нужно ли это кому-то. Это должно быть важно для вас. Более того, найдите внутреннюю причину для себя, почему вы это будете делать, даже если это никому никогда не будет нужно. Но, скорее всего, вы понимает нужность для других, если совсем честно, и немного лукавите. Бывает еще, что реальная цель – чтобы вас оценили и похвалили, а совсем не сделать дело. Но это уже отдельный разговор.
Юрий, всё не успеете — попробуйте лучше метод MoSCoW :)
Есть методики,спринты,ежедневники для упорядочения,разбивания на этапы,мотивации. Почитайте "Законы успеха" Майкла Хнппелла- там все объяснено как,для чего ,почему.