Как разгрузить бухгалтерию?

Прежде всего вам нужно разобраться, насколько загружена внутренняя бухгалтерская служба. Для оценки эффективности работы отдела можно использовать метод нормирования, поскольку процесс бухучета (как и любой стандартный процесс) состоит из нескольких основных компонентов:

• исполнители;
• входящая информация (первичная документация);
• правила и регламенты (положения по бухучету, Налоговый кодекс);
• сложившаяся практика;
• результат (отчетность).

Если вы знаете количество входящих данных и количество времени, необходимое для их обработки, то, перемножив показатели, получите нормативные трудозатраты. В последствии их можно сравнить с реальными, чтобы выяснить, требуется ли в отделе увеличение или сокращение штата.

Количество времени (или человеко-часов), требуемое для получения единицы результата работы, — это норматив трудозатрат. Они могут быть фактическими (отражать текущую ситуацию в компании) или оптимальными (рассчитываются в среднем по отрасли). Существуют разные способы их расчета:

1. Бенчмаркинг — оценка и сравнение процессов в вашей компании и на других предприятиях той же отрасли. Для расчета нормативов нужно собрать информацию по лидерам рынка. Точность метода невысокая, поскольку бенчмаркинг не учитывает объемы бизнеса, специфику предприятия и т.д.

2. Фотография рабочего дня. Приглашенный аудитор (или ваш сотрудник HR-отдела) фиксирует и замеряет длительность каждого действия сотрудника в течение рабочего дня. Метод очень трудозатратен.

3. Микроэлементное нормирование. Каждый процесс делится на элементарные составляющие, а затем замеряется время, требуемое на их выполнение. Один из наиболее точных методов, но требующий больших трудозатрат.

4. Факторное нормирование. Деятельность подразделения нужно разбить на участки: учет кассовых операций, расчет по банковским операциям, учет реализации, учет финансовых вложений, расчет заработной платы и т.д., — по каждому из которых стоит оценить трудозатраты. Затем для каждой из задач выявляются факторы, способные сильно повлиять на сроки и сложность выполнения. Например, в случае с расчетом заработной платы такими факторами будут являться:

• количество начислений и удержаний;
• количество межрасчетов;
• число расчетных листков.

Для каждого процесса нужно рассчитать норматив трудозатрат путем перемножения полученных данных. Например, нормативом для расчета заработной платы будет количество расчетных листков в месяц на одного бухгалтера. Это самый точный и наименее сложный метод из всех.

Метод нормирования можно применить и к одному конкретному специалисту, чтобы оценить степень его загрузки. Если сотрудник перегружен, необходимо передать часть его задач другому работнику или нанять дополнительных людей для выполнения работы. Если после расчетов выяснилось, что сотрудник загружен не полностью, можно задействовать его на новом участке или сократить штат, распределив общую нагрузку равномерно по оставшимся сотрудникам. Вы также можете передать неравномерно распределяющиеся задачи на аутсорсинг, оплачивая только реальный объем работы по ним.

Чтобы увеличить результативность работы бухгалтерской службы, можно установить определенные показатели эффективность (KPI), которые напрямую будут влиять на размер премии. Например, для бухгалтерии премия может зависеть от количества ошибок в операциях, соблюдение сроков сдачи отчетностей.