Как правильно планировать день, чтобы все все успевать?

Вариантов много, техник тоже. Об этом выпущено достаточно толковых книг. Могу рассказать, что я из них для себя выбрал наиболее понравившееся.

1. Встаю рано. Преимущественно в 5 утра, чтобы первым делом заняться собой (медитация, гимнастика, выделяю немного времени чтению или курсам).
2. На день выделяю задачи на "Важные", "Менее важные", "С наименьшим приоритетом". В важные выделяю не более 3-4 задач. Если успеваю их сделать, то могу взять что-то из следующей группы. и так далее.
3. Работаю преимущественно по принципу Помодоро: дроблю рабочее время на 25-минутные отрезки, погружаюсь в этот отрезок ТОЛЬКО в одно задание. Если успел сделать - перехожу к другому в рамках этого отрезка. По истечении 25 минут перерыв минут 5. Таких подходов делаю 4. После 4-го - длительный перерыв минут 15-20 (кофе, выйти на улицу, сделать гимнастику, почитать книгу, помедитировать - да, в офисе это реально).
4. Обязателен перерыв на обед с ПРЕКРАЩЕНИЕМ какой-либо работы. Это кажется, что можно совместить, но уставший ум на самом деле только ухудшает нашу работоспособность, ее качество и темп. Всегда нужно отвлекаться.
5. Периодически меняю локации: работал сидя - поработаю стоя, поработал стоя - снова сяду за стол. Это помогает оставаться в тонусе и не уставать морально.
6. Вечером обязательно перед сном отключаю все соцсети. Посвящаю себя вечерним ритуалам: дневник, планирую следующий день (это можно было бы выделить вообще в отдельный пункт - планировать следующий день в конце текущего, либо в офисе, либо перед сном), медитирую снова и спать.

И что тоже важно - поставить перед собой реальную цель - что вам нужно, что для вас приоритетно, что вы хотите достичь. Тогда будет гораздо лечне себя мотивировать.