Объяснительные записки стоит писать так, чтобы из них все было понятно о сложившейся ситуации - то есть пишите своими словами, но обязательно сообщайте максимум фактов (лирики и эмоций - минимум).
Посмотрите несколько примеров тут - https://ppt.ru/forms/zapiski/obyasnitelnaya