Из опыта я вижу следующие варианты, если помощник - это именно помощник, а не заместитель которому вы передаете бизнес
- У вас должен быть четкий структурированный подход к работе. Вы ищите помощника под конкретные процессы с конкретными инструментами и маркерами точек контроля. Большая ошибка нанимать помощника в надежде, что он структурирует ваш бардак и приведет все в порядок вместо вас. В качестве простых, да к тому бесплатных инструментов, используйте онлайн решения, типа Битрикс. Главное зашейте в них свой процесс с точками контроля. Тогда ваш помощник будет выполнять только количественную работу, а не вмешиваться в качество.
- Вы берете помощника из уже работающих процессов вашего бизнеса, например бухгалтерии или закупок. Добавляете ему чуть больше ответственности и полномочий для контроля не только за вашими делами, но и маркерами (KPI) тех служб из которых вы его перевели. Это будет что-то типа вашего зама. Оптимальным обучить их навыкам проектного подхода, хотя бы того же модного Agile/SCRUM, в этом так же помогут BPM онлайн системы типа того же Битрикс.
- Чаще всего на практике помощники - это длинноногие барышни, которых выбирают за навык помогать в создании красивой и расслабленной атмосферы. Это тоже вариант, но не надо передавать им иные дела - это ошибка. Каждый должен заниматься своим понятным прозрачным делом профессионально.