Цифровой документооборот - это новый виток ЭДО.
Что такое электронный документооборот (ЭДО) вы наверняка знаете, теперь наступило время узнать что такое цифровой документооборот (ЦДО), чем он отличается от электронного и бумажного.
Доверенная метка времени
Сначала разберемся что такое "доверенная метка времени" и зачем она нужна.
При создании подписи с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи, в сертификат электронной подписи вставляется время, которое берется из системных настроек компьютера. Однако, вы можете поменять системное время на своем компьютере например на 2 года назад, когда у вас была действующая квалифицированная подпись и “легитимно” подписать любой документ задним числом! Таким образом, директор предприятия может задним числом заключить фальшивые договора и нанести ущерб предприятию. То есть у таких документов нет четко доказуемой (доверенной) метки времени.
Свойство вещи (вещность)
Обычные бумажные документы с подписью являются вещью и могут быть проданы, завещаны и отчуждены. Ярким примером является бумажный вексель. В противоположность, электронные документы не имеют свойств вещи, ввиду того что они легко копируются и размножаются. Даже подписанный квалифицированной подписью документ может быть размножен и поэтому не представляет собой ценности как вещь.
Отсутствие свойств вещи у ЭДО сильно ограничивает применимость электронных документов. Например в электронном виде, по законам РФ, вексель выпустить нельзя.
Цифровой документооборот
Так что же это такое? Цифровой документооборот (ЦДО) - это когда документы хранятся в блокчейн среде. Напомним что для работы с блокчейн требуется усиленная неквалифицированная электронная подпись - не путать с усиленной квалифицированной. Единственное отличие усиленной неквалифицированной подписи от усиленной квалифицированной - в том что тайный ключ для ее создания вы делаете сами на своем собственном компьютере и никто больше к нему доступа не имеет. Но в этом же есть и недостаток - если вы потеряете этот ключ, то его никто не сможет вам восстановить - сохраняйте его надежно!
Как известно, в блокчейн есть защита от искажения цепочки блоков, так как все они подписываются усиленными подписями и ссылаются друг на друга по этим подписям организуя неразрывную цепочку, целостность которой легко проверяется математически. Вдобавок каждый блок имеет свою математически доказанную метку времени, а значит все включенные в него транзакции также помечены этим временем создания.
Таким образом, цифровой документооборот на блокчейне имеет массу преимуществ:
Во-первых, он лишен всех недостатков бумажного документооборота.
Во-вторых, он лишен всех недостатков облачного ЭДО, так как по сути “облако” находится прямо у вас на компьютере и доступ к нему никакое 3-е лицо не контролирует. А доступ к документам есть только у того кто имеет секретный ключ от электронной подписи. И выемку документов или блокировку вашего счета никто извне так же не сможет произвести.
В-третьих ЦДО закрывает большинство проблем ЭДО на квалифицированной электронной подписи:
- имеет доверенную метку времени внесения документа в блокчейн среду,
- метка времени у цифрового документа всегда уникальная, и документ не может быть размножен в блокчейне в принципе - что дает цифровым документам свойство вещи и их можно продавать и отчуждать. Яркий пример цифровой вексель (будет нами рассмотрен в последующих статьях),
- ключ подписи генерируется вами бесплатно и вы сами определяете для каких действий какие подписи и ключи будут использованы,
ключ подписи безвременный - не надо каждый раз покупать новую лицензию,
- единая среда для всех участников ЦДО,
- автоматическое уведомление об использовании вашей подписи, что почти мгновенно даст вам возможность пресекать действия мошенников при компрометации вашей подписи,
- нет третьих лиц кто бы имел доступ к вашим ключам или заблокировал доступ или произвел физическую выемку документов.
Единственный недостаток ЭДО на блокчейн - это пока еще высокая его стоимость.
Итак, мы выделили основные признаки “цифрового документа”:
- математически доказанная неизменность (с помощью усиленной электронной подписи)
- математически доказанная метка времени внесения документа в среду
уникальность метки времени для данного ключа проверки подписи
и как следствие из этих трех свойств: свойство вещи у цифрового документа.