Чтобы точнее ответить на этот вопрос нужны ещё вводные - что за собрание, воспитатель кого, цель собрания, с кем собрание и тому подобное.
Поэтому однозначно написать чек-лист не получится. Здесь важен контекст.
Точно, что стоит делать воспитателю - это наилучшим образом учесть собственную профессиональную цель присутствия на собрании, цели его воспитанников и цели лиц, отвечающих за воспитанников, если воспитанники несовершеннолетние.
Для этого надо эти цели прояснить. А как это делать решает сам воспитатель.
Я как бизнес-психолог это делаю через работу с личностными знаниями клиентов.