СМК, ISO 9001 и ошибки документирования

У многих система менеджмента качества ассоциируется с документацией, т.е. некой системой документов. Однако СМК — это не система документов, а документированная система управления, где документация лишь ее видимая, осязаемая часть.

В результате неверного представления о системе управления качеством, часто можно услышать, мол, внедрили СМК и погрязли в документах и отчетах.

Это говорит о том, что документация СМК разработана с нарушениями требований стандарта ISO 9001, а также элементарного здравого смысла.

Да, стандарт ISO 9001 содержит требование наличия обязательной документации, но бывает, что при разработке перечня и содержания документов, разработчики переусердствуют. В результате, образуется чрезмерное количество документов. А также может образовываться дублирование информации в записях.

Нарушение требований стандарта ISO 9001 в части документирования процессов и управления документами мешает эффективной деятельности компании. А ведь задача СМК как раз в обратном — повысить эффективность.

Давайте рассмотрим типичные ошибки при разработке документов в рамках СМК и последующей работе с ними.

Бывает так, что, дабы не отвлекать персонал от работы, разработку документации системы менеджмента качества полностью перекладывают на стороннюю организацию.

Однако какова будет актуальность этих документов, если их разработали те, кто не знаком со всеми процессами в компании? А ведь по этим документам предстоит работать, не говоря уже о прохождении сертификации ISO 9001.

В результате, такой подход лишь усложняет процесс и увеличивает сроки разработки системы менеджмента качества. Персонал организации должен принимать самое непосредственное участие в разработке документации СМК.

Случается, что руководство компании поручает разработку СМК службе качества. Казалось бы, вроде логично, т.к. это ответственные сотрудники компании, прошедшие соответственное обучение по основам стандартов ISO 9000.

Однако, как и в случае с разработкой на стороне, это тоже неверный подход, т.к. в этом случае СМК будет шаблонной — разработанной без непосредственной привязки к конкретным реальным процессам.

Напомним, персонал организации должен принимать самое непосредственное участие в разработке документации СМК.

Бывает, что документы, входящие в состав системы менеджмента качества, часто переписываются и исправляются. При этом по совершенно необоснованным причинам — этакие улучшения ради улучшений. А это трата времени, нервов и ресурсов.

Следует помнить, что любые изменения документации нужно делать только тогда, когда эти изменения действительно ведут к повышению эффективности СМК.

В практике встречаются случаи, когда нормативные документы в рамках СМК согласовываются и утверждаются даже теми, кто не имеет к данным документам никакого отношения. По принципу — чем больше, тем лучше.

Бывает и еще хуже, когда в согласовании и утверждении участвует кто угодно, кроме тех, кого это непосредственно касается.

Следует четко определить состав тех, кто согласовывает и утверждает те или иные документы. И в каждом случае, это должны быть руководители, участвующие в тех процессах, которые затрагивает конкретный документ.

Нередко встречается ошибка, когда генеральному директору приходят документы, которые ему не нужны, но нужны иным ответственным сотрудникам. Бывает, что документы дублируются, т.е. поступают и ответственному сотруднику, и генеральному директору.

В результате, генеральный директор получает огромное количество документов, обработать которые он физически не может, да и не должен, т.к. часть документов предназначена не ему.

Следует изначально, еще при разработке документа, четко определить адресатов.

Еще одна распространенная ошибка, когда документы не обрабатываются вовремя. В результате их скапливается все больше и больше, создавая ложное ощущение избыточного количества.

И подобное ощущение не самое страшное. Куда хуже то, что в результате несвоевременной обработки документов образуются простои, т.к. кто-то ждет, например, утверждения документа и пока его не будет, не может продолжать работу.

Встречается и такое явление: для разработки одного документа внутренние стандарты требуют сначала создать, согласовать и утвердить еще несколько документов.

Это еще один яркий пример искусственного создания избыточной документации. Не жалко времени, сил, нервов и денег — пожалейте хотя бы деревья.

Это основные, но, к сожалению, не все ошибки, которые встречаются при создании документации системы менеджмента качества и последующей работе с ней.

Чтобы избежать указанных и иных проблем, следует разрабатывать документацию под контролем соответствующих специалистов, но самостоятельно.

И не в сухом соответствии со стандартом ISO 9001, а в непосредственной связке: реальные процессы плюс требования стандарта. И наоборот, не просто описывать процессы, а приводить их в соответствие с требованиями стандарта.

Не СМК и стандарт ISO 9001 создают избыточное количество документов, в т.ч. отчетов, а сами компании — их руководство. И подобный подход как раз противоречит стандарту ISO 9001.

Подписывайтесь на сообщество Стандарты & Менеджмент.

Приглашайте других, комментируйте, задавайте вопросы, делитесь материалами в социальных сетях. Это сделает наш труд более эффективным.