Выгоды бизнеса от использования Kanbun и Scrum

Артур Нек, управляющий партнер Kaiten и Kanban-консультант, рассказал, какие инструменты Kanban и Scrum уместно применять и какую выгоду получит от этого компания.

На этом этапе компания только формируется и внутри мало выстроенных процессов. Коммуникации строятся хаотично, нет прозрачных связей между разными направлениями, в обслуживании клиентов много элементов случайности, отсутствуют слаженные команды.

Инструмент, который в этом поможет — канбан-доски. 

На физических или виртуальных досках показывается путь, который нужно пройти, чтобы достичь ваших бизнес-целей. Рабочий процесс делится на этапы, например, в очереди, в работе и готово, и задачи по мере выполнения двигаются слева направо.

Начните с организации процессов внутри каждой отдельной команды, организуйте доски удобным для них образом и постепенно прививайте сотрудникам культуру ведения задач.

В большинстве компаний задачи выполняются не индивидуально, а командно или даже несколькими взаимосвязанными командами. Когда задача выполнена одним сотрудником или командой, она переходит к следующей. В процессе передачи задачи от одного звена к другому могут появляться задержки.

Для этого используются следующие инструменты:

Канбан-митинги. Регулярные встречи для обсуждения задач внутри команды. На встречах делается акцент на том, как отдельные задачи повлияют на общую ценность продукта или проекта. 

Ограничение незавершенной работы (WIP-limits). Чем меньше задач одновременно находится в работе, тем быстрее они будут выполнены и перейдут на следующий этап.

Практика управления потоком. Вы ищите узкие места в вашей системе и регулируете работу, которую необходимо сделать, под то, сколько способна выполнить наша команда, чтобы никого не перегружать, но и не срывать сроки по проекту. 

Если раньше все внимание было сконцентрировано на понимании процессов и координации работы команд, то на этом этапе развития компания начинает уделять больше внимания запросам клиентов. Кто они, зачем приходят, что выбирают и как выбирают.

Основной инструмент — исследование клиентских сегментов, чтобы сформировать для клиента индивидуальный оффер. Мы не предлагаем ему универсальные решения, которые может быть сработают, а может и нет. А специально ищем максимально подходящее для него решение. 

На этом этапе, определившись с клиентскими запросами, компания пытается их реализовать, чтобы клиент был удовлетворен сотрудничеством. 

То есть важно не только получить фидбэк, но и использовать эту обратную связь для улучшения продуктов, работы в команде или обслуживания клиентов.

Проблема чаще всего в том, что спрос клиентов превышает, реальные возможности компании. И для удовлетворения потребностей рынка нужно с одной стороны регулировать спрос, а с другой — повышать качество своих услуг.

Некоторые канбан-инструменты сервисно-ориентированного подхода:

Классы обслуживания. Индивидуальный подход к постановке задачи в зависимости от конкретных потребностей клиента.

Петли обратной связи (или каденции). Регулярные встречи команды, для анализа ситуации по проекту. Их основная цель — предоставить клиентам наиболее высокий уровень сервиса. Позволяют получить информацию о том, как вы движетесь к цели, собрать статистические данные, поменять принципы приоритезации и ранжирования задач. А также, опираясь на анализ проведенных исследований, строить планы на будущие доработки. 

Upstream Kanban (Восходящий канбан). Это способ управления потоком запросов клиентов до принятия обязательств по ним. Другими словами, это детальная проработка входящих запросов до того, как вы начнете над ними работать.

Что касается Scrum, изначально он задумывался как фреймворк для работы небольшой кроссфункциональной команды, все члены которой на равных включены в процесс и полностью выполняют весь цикл работ по продукту от идеи до разработки и выпуска. Но в крупных компаниях это довольно сложно реализовать, поэтому современный Scrum трансформировался.

Сейчас Scrum-команда чаще всего находится внутри большого производственного цикла и выполняет только узкую часть работы. Что соответствует уровню командности в Канбане. Поэтому выгоды от применения Scrum скорее будут не финансовые или рыночные, а процессные и командные:

Управление проектами в Scrum рассматривается как «процесс создания общей ценности». Для этого команда проводит Планирование и выставляет промежуточные цели. Все члены команды берут на себя ответственность за выполнение этих целей. 

За счет постоянной промежуточной аналитики рабочих процессов команда может точно оценить количество задач, которые способна выполнить, оценить качество выполнения задач и работать над его улучшением, планировать нагрузку с учетом различных факторов.

Скрам-команды делят работу над проектом на итерации — спринты. А в промежутках между ними собирают обратную связь от заинтересованных сторон. На этом этапе они могут внести изменения в проект. Такой подход позволяет постоянно совершенствоваться в процессе и лучше адаптироваться под запросы клиентов.

Но основная выгода бизнеса от Scrum — получение знаний о рынке, что особенно актуально для тех, кто занимается разработкой новых продуктов. Работа по спринтам позволяет быстро тестировать разные гипотезы и получать обратную связь. Благодаря этому компания сможет быстрее найти именно то предложение, которое будет благосклонно будет воспринято рынком.