8 советов по созданию прозрачной системы управления внештатными сотрудниками
По данным совместного исследования HeadHunter и YouDo, в 2022 году к услугам внештатных сотрудников обращалась каждая вторая компания.
Внешним специалистом может быть:
- Аутсорсинговая компания. Это когда вы передаете непрофильные задачи сторонним организациям. Например, продвижением вашего бренда с помощью блогеров занимается стороннее агентство. Чаще всего аутсорс подразумевает долгосрочное сотрудничество.
- Фрилансеры. Работники, которые ищут задачи самостоятельно. Работа с фрилансерами часто разовая, например, подготовить иллюстрацию для блога или смонтировать корпоративный ролик.
В работе и с теми и с другими много плюсов — оплата только за фактически выполненную работу, делегирование непрофильных задач, быстрый поиск нужных специалистов. С другой стороны, внешних сотрудников сложнее контролировать:
- в отличие от штатных специалистов, они могут работать по другому графику;
- они не погружаются глубоко в ваш продукт и его цели, а просто следуют ТЗ;
- коммуникация и обмен файлами ведется хаотично в разных каналах;
- меньше прозрачности — трудно следить за всеми этапами производства и прогнозировать точные сроки.
Хорошая новость в том, что с помощью Kaiten можно решить большую часть этих проблем и организовать эффективную работу с внештатными сотрудниками. В этой статье вы узнаете:
- как сделать процесс работы наглядным и отслеживать статус задач;
- как вести все коммуникации и обмениваться файлами в одном месте;
- как фиксировать договоренности о сроках и не пропустить дедлайн;
- как разграничить доступы штатных и внешних сотрудников;
- как анализировать время, потраченное подрядчиками на выполнение задач.
1. Визуализируйте рабочий процесс
В Kaiten вы можете создать единое пространство для контроля внештатных сотрудников и следить за их работой в режиме «одного окна». Доски на пространствах покажут, как выглядит рабочий процесс, а в карточках будет храниться вся информация по задачам.
2. Разложите рабочий процесс на простые этапы
Создайте на досках колонки для каждого этапа работы с задачами. Простой пример — разбейте доску на этапы «В очереди», «В работе» и «Готово». А еще лучше — учтите все этапы, когда статус задачи меняется, и нужно обратить на нее свое внимание, например, подготовить ТЗ, внести правки, отправить оплату и т. д.
Во-первых, так вы сможете одним взглядом на доску оценить статус всех задач, вместо того, чтобы писать подрядчикам «Ну что там по задаче?». Во-вторых, будете знать, когда вам нужно подключиться и выполнить административную часть работы.
3. Визуально разделите задачи разных исполнителей
Если вы работаете сразу с несколькими подрядчиками, нет смысла копить все их задачи в одной куче. Навести порядок на досках и разграничить задачи разных сотрудников можно с помощью дорожек.
Создайте отдельные дорожки для каждого внештатного сотрудника. Так вы будете видеть, какие задачи он выполняет, быстро находить данные и собирать аналитику.
4. Забудьте про бесконечные чаты — храните переписки, файлы и документы в одном месте
Все необходимые для вас и внештатного сотрудника изображения, ссылки, технические задания, документы и комментарии храните в карточке. Так вы или ваш работник всегда сможете перечитать требования и договоренности, что уменьшит количество правок при сдаче проекта.
5. Следите за сроками задач
Если вы устанавливаете срок сдачи работы в мессенджере или при личной встрече, есть риск, что работник забудет про него. Поэтому дедлайн лучше зафиксировать в карточке. Для этого есть специальное поле «Срок».
6. Чтобы не платить, подключайте гостевых пользователей
Работа внештатного сотрудника непостоянна и платить полную стоимость за аккаунт такого пользователя не всегда целесообразно. Поэтому вы можете дать ему гостевой доступ. Исполнитель сможет видеть карточки и комментировать, но платить за пользователя не нужно.
7. Учитывайте, сколько времени сотрудник тратит на задачи
При работе с внештатным сотрудником часто нужно точно знать, сколько времени уходит на его работу. Особенно это касается специалистов с почасовой оплатой. Для отслеживания времени выполнения работы в Kaiten есть модуль «Учет времени». Каждый сотрудник сможет запускать таймер, фиксируя начало и конец работы над задачей. Из-за чего вычислять стоимость работ будет проще.
Внутри самой карточки можно увидеть количество затраченного времени по конкретной задаче, а в административном разделе «Учет времени» отображается полная сводка по всем карточкам на пространстве.
8. Суммарный отчет по задачам
Если вам нужно понять, сколько задач выполнили сторонние исполнители и какие сотрудники были самыми продуктивными, воспользуйтесь «Суммарным отчетом». Здесь можно выбрать период, за который нужны данные по задачам, и отфильтровать карточки конкретного сотрудника. Отчет можно скачать в формате Excel.
Вот так с помощью Kaiten можно сделать работу с внешними сотрудниками прозрачной и удобной: быстро находить информацию по задачам, избавиться от лишней коммуникации и следить за скоростью и качеством работы.
Бизнес и менеджмент+4