Полезные советы бухгалтеру на аутсорсе
Работа на аутсорсе позволяет бухгалтеру вести не одну фирму, а сразу несколько. В связи с тем, что формы документов, правила сдачи отчётности, требования к электронной подписи меняются едва ли не ежемесячно, бухгалтеру бывает непросто перестроиться на работу по новым правилам.
Совет №1. Оформите правильную электронную подпись
Для того чтобы сдавать электронную отчётность, необходима электронная подпись. При этом неважно, кто составляет и подписывает документы — штатный бухгалтер, руководитель компании или бухгалтер на аутсорсе.
В 2023 году действуютновые правила получения электронной подписи.
Если вы ИП без сотрудников и лично оказываете бухгалтерские услуги другим ИП и организациям, вам нужна электронная подпись от ФНС.
Если вы сотрудник фирмы, которая оказывает бухгалтерские услуги, вам нужна электронная подпись физлица. Её можно получить в любом аккредитованном Удостоверяющем центре.
Сроки перехода на новые правила работы неоднократно переносились. За это время многие уже успели выпустить сертификаты ЭП юрлица, которыми могли пользоваться и сотрудники.
Сертификатами ЭП юрлица, выданными сотрудникам в 2022 и 2023 годах, можно будет подписывать документы до 1 сентября 2023 года. Руководители юрлиц тоже смогут работать со старыми сертификатами до истечения срока их действия, а новые должны получать уже в УЦ ФНС или её доверенных УЦ.
Для работы с несколькими организациями достаточно одного сертификата подписи ИП или физического лица. Выпускать для каждой компании свой сертификат не нужно, это только создаст путаницу в момент подписания и расшифровки отчётности.
Главное, чтобы директор каждой организации оформил на имя бухгалтера-аутсорсера машиночитаемую доверенность.
Совет №2. Напомните клиентам про МЧД
Машиночитаемая доверенность — это электронная доверенность от имени руководителя организации, которая передаёт сотруднику определённые полномочия на совершение действий.
Каждая МЧД составляется по утверждённому формату, поэтому информационная система может автоматически проверять данные в доверенности.
Именно этим электронная доверенность отличается от бумажной. В остальном их назначение одинаково — уполномочить сотрудника на выполнение определённых действий.
Пока что доверенность можно оформлять в любом виде — как бумажном, так и электронном. Допускается также использовать скан-копию бумажной доверенности.
В машиночитаемую доверенность можно включить полномочие на передоверие. Это закреплено в статьях 17.2 и 17.3 закона № 63-ФЗ. Тогда у доверенного лица появится возможность передавать свои полномочия другим сотрудникам организации.
Например, МЧД с правом передоверия на подписание документов оформляется на руководителя фирмы, оказывающей бухгалтерские услуги, а он передаёт полномочия своему сотруднику.
Прежде чем сдавать отчётность, необходимо отправить 1 раз электронную доверенность в ФНС.
Похожий порядок работы применяется и при передаче отчётов в СФР. Перед сдачей отчёта нужно направить машиночитаемую доверенность в СФР. Ей присваивается номер, который потом нужно будет указывать при сдаче отчётности.
Совет №3. Организуйте электронный документооборот с клиентами
Бухгалтер-аутсорсер не работает в офисе клиента, поэтому для него особенно важно получать все важные документы онлайн. Для этого необходим сервис электронного документооборота.
Кроме того, ЭДО обеспечивает надёжное хранение документов в цифровом формате. Электронный документ нельзя испортить, он не затеряется в архивах и не выцветет со временем. К нему можно обратиться в любой момент.
Совет №4. Сдавайте отчётность в электронном виде
«Маст-хэв» для современного бухгалтера на аутсорсе — сервис электронной отчётности. Контролирующие органы постепенно обязывают бизнес переходить на электронную отчётность.
Сдавать электронную отчётность можно разными способами, но мы рекомендуем воспользоваться специальным сервисом. Почему это удобно:
- Экономит время. Бесконечные очереди в налоговой остались в прошлом. Формируйте и сдавайте отчётность через интернет за своим рабочим компьютером.
- Экономит место. Дублировать документы на бумаге и годами хранить их больше не нужно. Все отправленные и полученные документы сохраняются в памяти сервиса.
- Даёт подсказки. В редакторе отчётов представлены самые новые формы, соответствующие требованиям закона. А встроенный помощник подскажет, как заполнить ту или иную строку, и сообщит об ошибках.
- Защищает данные. При передаче документов по ТКС данные шифруются. Ключ к защите есть только у контролирующих органов, в которые направляется отчётность. Поэтому просмотр и корректировка данных посторонними лицами исключены.
- Помогает общаться с контролирующими органами. Любые справки, сведения о сданных отчётах, акты сверки, разъяснения по законодательству и другие сведения — всё это можно запросить онлайн.
Совет №5. Организуйте рабочие процессы
Пользуйтесь планировщиком задач и календарём бухгалтера, чтобы ничего не забыть. Не стоит слишком полагаться на свою память, особенно если клиентов много и каждый платит разные налоги и сдаёт разный набор отчётности.
Пользуйтесь справочно-правовыми системами, если в чём-то сомневаетесь. В них вы найдёте актуальную версию нужного НПА, а при необходимости — позицию экспертов по бухгалтерским, налоговым, правовым вопросам.
Составьте график документооборота. Потерянные или внесённые с опозданием документы могут привести к тому, что в конце года по итогам сверки очень много придётся переделывать. Ошибки в расчётах налоговых платежей приводят к пеням и штрафам.
И последний немаловажный момент — организовав работу, не забывайте отдыхать! Уставший мозг может стать причиной серьёзных ошибок.