Добрый день, Анастасия!
Для перехода на ЭДО внутри организации, необходимо выполнить следующие действия.
Шаг 1. Разработайте и примите локальный акт об электронном кадровом документообороте. Его можно оформить в виде положения или в виде приказа. В ЛНА обязательно нужно прописать вот что:
- какая информационная система будет использоваться для электронного документооборота;
- перечень электронных документов и категории работников, в отношении которых ведётся электронный документооборот. Кстати, работодатель вправе перевести на КЭДО не всю компанию, а лишь какие-то отделы или, например, только дистанционных сотрудников;
- с какой даты вводится КЭДО и в какой срок работники должны быть уведомлены о переходе на электронный документооборот. Тут всё полностью на усмотрение работодателя, закон не устанавливает никаких дат или периодов для таких действий.
В Положении о КЭДО можно также закрепить условия, описывающие порядок доступа работодателя к информационной системе, но это по желанию.
Шаг 2. Составьте и утвердите порядок ведения КЭДО. В Трудовом кодексе говорится, что это должен быть отдельный документ. Дублировать в нём положения из ЛНА ни к чему, а вот эти три момента урегулировать надо:
- в какие сроки работники должны подписывать документы или расписываться в их ознакомлении. В ТК РФ никаких ориентиров нет, поэтому работодатель вправе установить сроки, что называется, «под себя»;
- кто из персонала и как инструктирует работников по взаимодействию с работодателем в рамках КЭДО. Как правило, ответственным за инструктаж назначают руководителя отдела кадров;
- в каких исключительных случаях документы, в отношении которых ведётся КЭДО, могут быть оформлены на бумаге. Пример такого случая — сбой в работе информационной системы, которая используется для КЭДО.
Шаг 3. Направьте всем сотрудникам уведомление о внедрении КЭДО и получите их письменное согласие. С теми работниками, которые не дали согласие, продолжайте вести бумажный документооборот. У работников, которые в 2022 году впервые официально устраиваются на работу, не надо получать согласие. С ними можно сразу вести КЭДО.
Удачи вам.