Как отказать кандидату. И не нарушить нормы закона и этики
Мы решили обсудить деликатную тему: как с учетом законодательных требований и ограничений объяснить человеку, что он не подходит работодателю. Своими знаниями и кейсами поделилась опытнейший эксперт в сфере подбора и трудового права Ольга Чумакина
Ольга Чумакина, партнер консалтинговой компании CordisON
Когда нужно письменно объяснять отказ
Статья 64 Трудового кодекса запрещает необоснованный отказ в трудоустройстве. Предполагается, что, если человек вам не подошел, нужно хотя бы устно сообщить ему об этом и озвучить причину. А вот официальное обоснование на бумаге предоставляется по письменному требованию кандидата.
Такое требование может быть отправлено заказным письмом по почте или вручено лично под подпись представителю работодателя. Но из-за всей этой истории с удаленкой и пандемией я бы не рекомендовала игнорировать обращения, полученные по другим каналам.
Трудовой кодекс однозначно определяет требования к форме запроса, но не все так просто. Допустим, кандидат отправил работодателю сообщение в Хедхантере и попросил разъяснить причины отказа. А работодатель проигнорировал письмо, потому что оно не пришло по почте, никем не принято и не зарегистрировано. Формально он прав, но, если дело дойдет до суда, есть риск потратить время и деньги, а в итоге еще и проиграть — по крайней мере, в первой инстанции.
И это несмотря на то, что фактически письменная форма запроса не соблюдена — сейчас и не такие кейсы встречаются в судах. Надо понимать, что роль электронной верификации будет расти, особенно когда речь идет о защите трудовых и конституционных прав работников.
Теоретически кандидат может доказать, что направил запрос в письменной форме — в виде электронного документа, имеющего признаки простой электронной подписи. Логика такая:
- Кандидат — слабая сторона трудовых правоотношений, поэтому по умолчанию нуждается в защите.
- Он не имел возможности подать обращение иными способами из-за состояния здоровья или коронавирусных ограничений.
- Перед отправкой сообщения кандидат прошел идентификацию через третье лицо — зашел на Хедхантер с помощью верифицированного номера телефона и пароля. Это вносит в его обращение те самые признаки простой электронной подписи.
К группе риска некоторые эксперты относят письма, доставленные через официальную электронную почту или сайт организации. Особенно если в тексте указана вся информация, которая необходима работодателю: ФИО заявителя, адрес для направления ответа, сведения о дате и месте интервью.
Но в этом случае все проще — риски менее очевидны. Мы «дуем на воду» и перестраховываемся, ведь у работодателя нет достоверного подтверждения, что отправитель запроса и кандидат на собеседовании — одно и то же лицо.
Ответ подписывает:
- руководитель организации;
- представитель с доверенностью;
- сотрудник компании, у которого в должностной инструкции прописана такая обязанность.
По каким причинам можно отказывать
Есть 4 группы безопасных оснований для отказа:
- Знания и навыки.
- Деловые качества.
- Профпригодность — способность выполнять определенную работу. Например, претендент на должность водителя автобуса должен как минимум не быть дальтоником.
- Ограничения, которые установлены законами. Например, человек, которого признали банкротом, не вправе в течение некоторого времени работать директором компании (п.3, ст. 213.30 Федерального закона №127-ФЗ). Есть виды работ, к которым нельзя привлекать женщин, — список утвержден приказом Минтруда №512н. Людей с непогашенной или неснятой судимостью запрещено брать на госслужбу (ст. 16 Федерального закона №79-ФЗ). Существуют работы, для выполнения которых нужны специальные права — разрешения, допуски, сертификаты.
Отказ по иным основаниям может быть признан дискриминационным. Тонкий момент — что считать деловыми качествами, где граница между профессиональным личным и тем, что не влияет на выполнение должностных обязанностей. Принцип такой: деловые качества — это личные качества, которые необходимы для конкретной работы, обусловленные спецификой трудовой функции или условиями ее выполнения.
Наборы деловых качеств для разных позиций различаются — универсальной формулы нет. Чтобы избежать ошибочного трактования, рекомендую конкретизировать запрос. Например, сформулировать «коммуникабельность» через 3–4 образа поведения, критичных для работодателя. Не обязательно указывать это в самой вакансии — можно описать образы в должностной инструкции.
Есть тонкости и в установлении квалификационных требований. Грубый пример: если работодатель ищет менеджера по продажам и хочет, чтобы он был коммуникабельным, это нормально. Но точно такое же требование к позиции грузчика или водителя выглядит дискриминирующим — при условии, что в должностных обязанностях этих специалистов в конкретной организации отсутствуют задачи, где нужна коммуникабельность.
Требование может быть нерелевантно обязанностям, но соответствовать концепции или особенностям культуры — то есть отвечать на вопрос, каким критериям должен удовлетворять сотрудник, чтобы эффективно работать не только в рамках данной задачи, но еще и в конкретных условиях и компании. В этом случае необходимо позаботиться о внятном обосновании, чтобы избежать обвинения в дискриминации.
По каким причинам нельзя отказывать
Согласно Трудовому кодексу, отказ по любой из этих причин считается дискриминационным:
- пол;
- раса;
- цвет кожи;
- национальность;
- язык;
- происхождение;
- имущественное, семейное, социальное и должностное положение;
- возраст;
- место жительства;
- вероисповедание;
- убеждения;
- отношение к каким-либо объединениям или группам;
- другие причины, которые не связаны с деловыми качествами.
Чем опасен незаконный отказ в трудоустройстве
Защита от дискриминации — это конституционное право (ст. 19 Конституции РФ). Когда работодатель неправомерно отказывает кандидату, он нарушает не только Трудовой кодекс, но и Конституцию, что чревато финансовыми убытками, административной и даже уголовной ответственностью.
Если кандидат обратится в суд и в рамках трудового спора докажет незаконность отказа, то получит компенсацию морального вреда, а компания нарвется на штраф — на первый раз от 30 до 50 тысяч рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).
Если кандидат окажется похитрее, то пойдет защищать не трудовые, а конституционные права — обратится с заявлением в полицию или прокуратуру. Тогда работодатель рискует сильнее:
Статья 136 УК РФ предусматривает уголовную ответственность за дискриминацию с использованием служебного положения.
Статья 144.1 УК РФ применяется к тем, кто отказывает кандидатам из-за достижения предпенсионного возраста.
Статья 145 УК РФ защищает беременных, а также женщин с детьми в возрасте до трех лет от дискриминации со стороны работодателя.
Некоторые работодатели уверены, что рисков нет до тех пор, пока кандидат не запросил письменные объяснения. Якобы в конфиденциальной беседе можно говорить что угодно, главное — потом дать грамотный письменный отказ.
И вот рекрутер звонит женщине-кандидату и по доброте душевной рассказывает: «Мы поняли, что хотим видеть на этом месте мужчину. Знаете, у нас такая корпоративная культура, в которой дамам некомфортно. Поэтому, к сожалению, вы нам не подходите». А кандидат поставила звонок на громкую связь — общается в присутствии других людей. Потом показания свидетелей используются в суде или при обращении в правоохранительные органы.
С переписками по электронной почте, в мессенджерах и соцсетях та же проблема. Они не так безобидны, как кажется: можно придать им вес юридических фактов и подтвердить подлинность, например, заверив у нотариуса.
Как минимизировать риски при отказе
Бывает, что у компании есть некая концепция, под которую она набирает сотрудников. Мы часто слышим истории, как работодатели отказывают кандидатам с татуировками — каждый раз это вызывает бурные обсуждения. Но вот вы заходите в ирландский бар, где у всех официантов татуировки. Вряд ли это совпадение — скорее всего, дело в подборе, то есть речь идет уже об обратной дискриминации. Проблема в том, что «узаконить» подобные концепции в найме очень сложно.
Теоретически можно заморочиться: прописать в нормативных актах, что корпоративный образ бармена и официанта включает татуировки или, допустим, рыжий цвет волос, а потом это сложно и подробно обосновать. Но даже тогда риски остаются: если человек «не попадет в образ» и решит это оспорить, у него будут шансы на успех. Чтобы не рисковать, некоторые работодатели находят дополнительные объективные причины для отказа.
А еще бывает, что нанимающий менеджер руководствуется субъективными ощущениями и сам до конца не понимает, что именно не так. Он предоставляет рекрутеру примерно такую обратную связь: «Нам нужен кто-то попроще». И рекрутер вынужден сопоставлять требования к позиции с резюме и результатами оценки кандидата, чтобы дать ему вменяемый фидбек. Это не только вопрос соблюдения законов, но и профессиональной этики: отказ без объяснения причин — неприятный кейс для кандидата.
Об отказе стоит подумать еще на этапе публикации вакансии. Включайте в описание те задачи и требования, которые отражают ваши ценности. Например, удачным набором будет «грамотность, знание и соблюдение делового и общественного этикета» для позиций, где это действительно важно.
Такая формулировка дает простор для вопросов к кандидату и снижает субъективность оценки в его глазах. Грамотность легко проверить, а ее отсутствие — обосновать: вот резюме, а в нем 20 ошибок. Этикет — это тоже не что-то абстрактное, а конкретный набор протоколов и правил, которые изучают в качестве учебной дисциплины во многих университетах.
Если для вакантной позиции нужно уметь работать с технологиями и программными продуктами, обязательно укажите их, но без конкретики — оставьте пространство для маневра. Например, «знание Excel» — это хорошо, а вот формулировка «построение динамических диаграмм в Excel и создание макросов» — уже хуже, потому что сужает зону оценки.
Отдельно расскажу о кандидатах, которые приходят с направлением из центра занятости и сами просят их не нанимать. Эти люди не ищут работу, а собирают отказы, чтобы стоять на бирже труда и получать пособие. Категорически не советую потворствовать аферам — по сути, это «вступление в сговор для нецелевого расходования бюджетных средств». Оптимальный вариант — провести интервью под камерой видеонаблюдения, а в направлении написать: «Кандидат отказался от вакансии».
Карьера+4
1 эксперт согласен
Смирнова Елена Николаевна
подтверждает
Совершенно согласна с написанным. Грамотное обоснование проблемы и правильные рекомендации.
@Смирнова Елена Николаевна, юрист, cпасибо за вашу оценку