Система управления отелем — как работать с бронированиями?

В том, что система управления отелем — это необходимый инструмент для эффективной работы любого гостиничного объекта, отельеры уже не сомневаются. Конечно, автоматизация существует не ради самой автоматизации, а для реальной поддержки отельного бизнеса и обеспечения технологического фундамента отрасли. Один из ключевых процессов работы отеля — это контроль и распределение бронирований, а также проведение оплат от гостей. Рассмотрим процесс автоматизации потока бронирований на примере системы управления Bnovo. 

Основная часть системы управления отелем с информацией о всех текущих и будущих бронированиях находится в так называемой шахматке. Это интерактивное поле, в котором визуально отображаются карточки бронирований с необходимыми отметками. При наведении в шахматке на любое бронирование мы увидим краткое описание: кто заказчик, даты проживания, сумма и источник брони. Слева на иконке карточки есть цветные ярлыки — так можно сегментировать заявки по нужным для отеля критериям, например, постоянные гости, гости с животными, командировочные и т. д. 

В каждую карточку бронирования можно «нырнуть» и изменить статус брони (новая, проверено, гость заселен или отмена), а также управлять контактными данными заказчика, менять даты проживания и количество гостей. В карточке указывается тариф, категория номера и дополнительные услуги, которые можно гибко удалять или добавлять при необходимости. Каждому бронированию можно назначить «дело» (уборка номера, цветы или встреча из аэропорта) и привязать его к дедлайну выполнения. Также есть раздел с паспортными данными всех гостей, проживающих в номере, это необходимо для миграционного учета и работы многих шаблонов. 

Вся финансовая информация о бронировании содержится во вкладке «счет»: выставленные счета, ссылки на онлайн-оплату, поступившие платежи, акты выполненных работ и т. д. Для контроля работы персонала в карточке есть журнал изменений, который фиксирует все правки и пользователей, которые их сделали. 

Входящие брони от клиентов автоматически попадают в систему управления отеля через менеджер каналов, или администратор может внести вручную принятую по телефону заявку. Для создания нового бронирования в шахматке есть быстрая одноименная кнопка, при нажатии на которую можно сформировать новую бронь, быструю бронь или сделать закрытие продажи. В карточке указываются даты заезда и выезда, проверяется наличие номеров, выбирается тариф и категория номера из доступных (или сразу присваивается определенный номер комнаты). Есть возможность предоставить скидку и указать ее обоснование, а также система позволяет делать групповые бронирования на несколько номеров. Все маркетинговые поля вы можете персонализировать под специфику своего объекта в настройках системы управления. 

Если необходимо срочно оформить бронирование за 2 клика, то можно воспользоваться вкладкой «быстрая бронь» с минимальным количеством полей и информации. Однако, в этом режиме нельзя выбрать номер и изменить стоимость. «Закрытие продаж» используется в том случае, если вам по какой-то причине нужно закрыть номер для бронирования (например, ремонт или резервация под группу). 

Далее, в новой карточке заполняется подробная информация о госте или заказчике (если они не являются одним и тем же лицом): ФИО, контактные данные, источник бронирования, и каким способом гость узнал о вашем отеле. 

Как выше сказано, в системе управления отелем Bnovo все входящие брони от клиентов автоматически попадают в шахматку через менеджер каналов, или сотрудник на ресепшен вручную создает новое бронирование через кнопку. Если гостиничный объект продает номера на таких системах онлайн-бронирования как Ostrovok. ru, «Яндекс. Путешествия», Алеан, Bronevik. com и др., то поступившие с них брони сразу попадают в систему и формируются в «новое бронирование». 

В меню есть специальный раздел «Бронирования», в котором все новые заявки выделяются особым образом, и отельер сразу понимает, как идет процесс заполняемости номерного фонда. Также, если вы используете облачную систему Bnovo в виде мобильного приложение на Android или iOS, то на телефон всегда будет приходить уведомление о новом бронировании. Таким образом, контроль и распределение бронирований является полностью автоматизированным процессом, что ускоряет работу администраторов и повышает качество сервиса в отеле.