Формульровка "отказное письмо" часто используется как обозначение Отрицательного решения по заявке, которое выдает орган по сертификации. Именно оно является официальным подтверждением того, что на товар не требуется оформление обязательных разрешительных документов. Документ может потребоваться не только при прохождении таможенного контроля, но и для выхода с товаром на маркетплейсы (например, Ozon) или по запросу от контрагентов, потребителей. Узнать подробнее, как оформить откзаное письмо можно тут
https://ncl24.ru/msk/sertifikaciya/otkaznoe-pismo/