Кейс о том, почему Битрикс24 - не только для бизнеса. Далее мы подробно расскажем о том, зачем профсоюзам нужна цифровизация и как мы внедряли Цифровой профсоюз в деятельность ОППО АО "Черномортранснефть»
Клиент: Объединённая профсоюзная первичная организация АО "Черномортранснефть" представляет собой объединение, в которое входит 26 первичных профсоюзных организации.
Организации необходимо осуществлять рассылки, информировать большое количество людей, систематизированно собирать и хранить всю информацию в одном сервисе.
Поставленные задачи
Главной задачей стала оптимизация работы профсоюзной организации. Чтобы это осуществить необходимо создать единую систему, где есть возможность для совместной работы сотрудников аппарата, профсоюзных активистов, представителей членских организаций и все необходимые для этого инструменты. Помимо этого нужно организовать централизованную систему по работе с профсоюзным маркетингом, необходимую для мотивации профсоюзного членства и усиления роли профсоюза в обществе.
Все это возможно в рамках внедрения программы Цифрового профсоюза, представляющего собой единую экосистему для профсоюзных организаций ее членов.
Раньше у организации был документооборот основанный на разрозненных сервисах, отсутствие чёткой системы хранения и обработки получаемой информации, не централизованная система коммуникации. Старый подход был уже привычен для большей части коллектива, но он значительно снижал эффективность и затруднял развитие организации.
Для достижения поставленной было необходимо:
— Проанализировать работу организации, выявить потребности и проблемные места;
— Создать единое рабочее пространство, позволяющее сотрудникам пользоваться всеми необходимыми инструментами;
— Оптимизировать работу организации, внедрить в работу автоматизированные процессы, снимающие с людей рутинные задачи;
— Синхронизировать все каналы коммуникаций, создать единую омниканальную систему коммуникаций с единым центром хранения и обработки обращений;
— Разработать систему обработки и хранения документов в электронном формате, автоматизировать документооборот;
— Организовать систему обучения для новых сотрудников внутри Битрикс24, регламентировать все процессы и создать Базу знаний организации, хранящую всю необходимую для работы информацию.
Чтобы процесс внедрения прошёл максимально легко и быстро мы разработали проект цифровизации таким образом, чтобы его можно было подстроить под организацию с любым уровнем, от ППО до Федерации или отраслевого комитета.
После выявления потребностей и возможностей организации мы приступили к планированию внедрения. Определили то, какие будут использоваться технологии и как можно максимально оптимизировать систему под нужды именно данной первичной организации.
Осуществлённые работы
Проведен анализ работы профсоюзной организации, составлена ее цифровая карта.
- Подобран максимально подходящий под задачи организации тариф Битрикс24 и зарегистрирован портал, приглашены сотрудники и создана структура организации;
- Разработаны роли и настроены права доступа для всех групп пользователей;
- Загружены базы данных членов профсоюза и членских организаций;
- Настроены источники обращений и созданы регламенты по работе с ними в цифровой среде;
- Настроен профсоюзный Контакт-центр и к нему подключены все внешние коммуникации, сайт, социальные сети, мессенджеры;
- Подключена и настроена телефония, а так же почта;
- Разработана стратегия для профсоюзного маркетинга, созданы сегменты для информирования, разработаны маркетинговые воронки и настроена автоматизация;
- Настроен документооборот, загружены шаблоны документов;
- Организовано и проведено выездное обучение.