Опубликован ФЗ-377 от 22.11.2021г., который вносит изменения в Трудовой кодекс РФ.
В трудовом законодательстве появились статьи 22.1, 22.2, 22.3, которые регулируют вопрос электронного документооборота в трудовых отношениях.
Теперь у нас есть четкое определение электронного документооборота.
"Электронный документооборот в сфере трудовых отношений -
это создание, подписание, использование и хранение
работодателем, работником или лицом, поступающим на работу,
документов, связанных с работой, оформленных в электронном
виде без дублирования на бумажном носителе."
С 01 сентября 2022 года будут применяться Положения ТК , которые касаются взаимодействия Единой цифровой платформы "Работ в России" и информационной системы работодателя.
Закон только принят и нам еще предстоит его подробно изучить. Уже сейчас нужно начать готовиться к переходу на электронный документооборот.
С чего начать и что уже можно сделать в этом году?
1. Внимательно читаем закон, изучаем ссылки и комментарии специалистов.
2. Составляем списки документов, которые мы будем вести в электронном и в бумажном виде (на основании законодательства).
Остаются в бумажном виде :
- трудовые книжки, которые уже были заведены;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- приказы (распоряжения) об увольнении работников;
- документы, подтверждающие прохождение работниками инструктажей по охране труда.
3. Подробно изучаем вопрос электронных подписей. Электронный документ без электронной подписи соответствующего лица будет считаться недействительным.
4. Готовим проект Положения об электронном документообороте.
Только после этих подготовительных этапов можно начинать вводить электронный документооборот в организации.
Руководители кадровой службы в первую очередь должны понимать, что просто пересылка приказов и договоров удаленным работникам по электронной почте еще не является законодательно обоснованным электронным документооборотом.