Часто от клиентов и или руководителей звучат такие фразы: “Давайте соберёмся на встречу и узнаем, как идут дела”, “Нужно провести совместный шторминг касательно новых идей” и так далее.
Каждую неделю руководители участвуют в десятке совещаний с составом от 5 до 10 человек: по стратегическим вопросам, крупным проектам, развитию новых направлений бизнеса. За последние полвека совещания стали длиннее и проводят их чаще: современный руководитель тратит на них в среднем 23 часа в неделю и это не считая спонтанных, не предусмотренных в графике.
Много совещаний — это бесполезная трата времени и человеческих ресурсов, которые вызывают негатив сотрудников и вводят смуту и сомнения в принятие решений по конкретному запросу.
Во многих компаниях присутствуют следующие беды: совещания проводятся слишком часто, в неудобное время и неорганизованно. Это ведёт к снижению производительности, сотрудничества и ощущения комфорта как на коллективном, так и на индивидуальном уровне. Это худший сценарий, и, к сожалению, он встречается чаще всего.
Никто не ставит под сомнение важность совещаний, но они имеют обыкновение затягиваться и вместо запланированных 1,5 часов длятся по 3–5. Каждая минута, проведённая на бесполезном совещании, — это время, которое сотрудник мог бы потратить на работу.
Во-вторых, когда в графике много совещаний, это прерывает «состояние погружённости» — возможности сосредоточиться, не отвлекаясь, на сложной умственной работе. В итоге, чтобы не отвлекаться, сотрудники приходят на работу пораньше, задерживаются после неё или работают по выходным, что приводит к моральному выгоранию и физической усталости сотрудников.
Несколько полезных советов,** как проводить совещания эффективно и правильно:
1️⃣ Подготовьтесь к совещанию.** Мало разослать всем приглашение в Outlook с темой. Также необходимо составить повестку — перечислить, какие вопросы будут рассмотрены и каков лимит времени на каждый вопрос.
2️⃣ Определите необходимый состав участников. Чем больше участников, тем больше времени может быть потеряно. Задайтесь также вопросом, насколько необходимо участникам присутствовать на протяжении всего совещания.
3️⃣ Погружайте участников в тему встречи заранее. Изучать информацию с нуля непосредственно во время совещания — значит, потратить много нужного времени впустую. Распределите, кто какой вопрос готовит и какие материалы следует заранее выслать всем участникам совещания. Часто бывают случаи, когда после предварительного знакомства с материалами становилось ясно, что обсуждать уже нечего.
4️⃣ Придерживайтесь главной темы. Больше всего времени уходит на само обсуждение. Самое главное, чтобы дискуссия не переключалась на побочные вопросы и оставалась конструктивной.
5️⃣ Фиксируйте все договоренности. Составление чёткого протокола после совещания. Его нужно разослать всем участникам. Если протокола нет — значит, совещание прошло впустую.
На тему эффективных совещаний написано много, но рекомендации обычно фрагментарны: чётко формируйте повестку дня, проводите встречи стоя. Однако для реальных изменений требуется системный подход в их внедрении для всей компании.
#ПроКомменты