«Если хочешь, чтобы работа была сделана – сделай её сам». Такое утверждение можно периодически слышать как от предпринимателей, так и от руководителей разного уровня.
С одной стороны, действительно исполнители зачастую делают не то. Это если сказать мягко. Неправильно выполненная работа с учётом времени на переделку обходится неоправданно дорого.
С другой стороны, если делать всё самому, то можно пахать с утра до вечера, а результатов получится мало. Хочется всё же большего. Так что не факт, что вышеприведённое утверждение вообще полезное. Оно не ведёт к большим достижениям.
Возникает вопрос: можно ли вообще делегировать работу правильно? Можно ли поручить её сотруднику так, чтобы потом не пришлось переделывать? Причём работу поручить нужно не гению, который всё понимает с полуслова и вдобавок является мастером на все руки, а обычному сотруднику, каких большинство.
Практика показывает, что эффективно делегировать работу возможно. Сделать это можно несколькими способами, которые лучше комбинировать.
1️⃣ Наиболее эффективный инструмент делегирования — должностная инструкция (не следует путать с трудовым соглашением). Инструкция — это документ, который содержит способ выполнения какой-то процедуры, ведущий к конкретному результату.
Конечно, сам результат должен быть частью инструкции. Также в ней могут быть описаны общие правила, порядок выполнения работы и даже теоретические основы. Если инструкция хорошая, то прочитав её сотрудник должен выполнить работу правильно.
2️⃣ Впрочем, инструкция — это теория, а практику тоже никто не отменял. Поэтому следующий по эффективности инструмент делегирования — ученичество.
По-настоящему хороший руководитель тратит довольно большую часть своего времени на подчинённых. Показывает, как нужно выполнять работу на конкретной должности. Объясняет, почему шаги, изложенные в инструкции, нужно выполнять именно так, а не как-то иначе.
Хороший руководитель растит из подчинённых компетентных сотрудников. Это отличная инвестиция его времени. Ведь чем больше сил он тратит на ученичество, тем меньше времени впоследствии потратит на то, чтобы делать работу самому. В итоге руководитель получает настоящую команду.
3️⃣ Ещё один инструмент делегирования — приказы. Они спасают скорее на коротких промежутках времени, и тем не менее, раздав приказы, руководитель может переключиться на контроль за их исполнением. Его эффективность поднимется.
Подвох здесь заключается в том, что, если раздавать приказы устно, то в итоге можно получить неразбериху. Возникает эффект испорченного телефона. Поэтому при помощи приказов получается делегировать, только если они оформлены в достаточной степени официально.
Итак, если руководитель придёт к сотруднику и устно распорядится выполнить какую-то работу, то пусть не удивляется, что всё придётся переделывать. И проблема не в умственных способностях сотрудника, а в знании руководителем своего ремесла. Он попросту не умеет делегировать.
4️⃣ Правильный способ — самому бизнесмену разобраться, как именно должна выполняться работа, найти время и написать доходчивую инструкцию. Затем нужно убедиться, что сотрудник понял эту инструкцию точно. Это важно.
Далее, руководитель должен провести сотруднику ученичество. Нужно потратить на это достаточно времени, чтобы убедиться, что сотрудник действительно получает нужные результаты. А пока готовится инструкция и проводится ученичество, можно задействовать и приказы.
Кажется долго? Выглядит нудно? Однако именно такой подход в итоге экономит массу времени. Ведь работе по инструкции нужно обучить лишь один раз, а вот если поступить иначе, то переделывать придётся до конца дней.
Работа собственника компании и работа руководителя в современном бизнесе — это конкретные умения и конкретная технология. Современный предприниматель должен знать, как управлять правильно. Этому можно и нужно обучиться. Ведь существуют инструкции для него самого, и есть специалисты, которые также могут провести ученичество.
#эксперт #шаповал