Чем больше организация - тем больше ее документов, размеры отчетов и документов внутреннего контроля, которые имеют долгие сроки хранения по перечню.
Например - мы столкнулись с ситуацией когда Госархив требовал от нас хранение документов бухгалтерии, таких как отчеты КНД 1151111 и 4-ФСС хранить 50 лет, в соответствии с п. 4.3 "Налогообложение", ст. 308 "Расчеты по страховым взносам (годовые, квартальные)" Перечня типовых управленческих архивных документов.
Если отчет 4-ФСС не большой по объему, то КНД 1151111 является очень объемным для нашего учреждения, количество сотрудников которого превышает 1000 человек. Отчет по каждому кварталу составляет 2500 листов.
Наша организация приняла решение хранить данные отчеты в электронном виде, были изучены все законодательные акты, правила, проекты, касающиеся хранения документов в электронном виде.
Увы, актуальными их назвать нельзя, т.к. прогресс движется и многие условия соблюдать 100% нет возможности (например хранение на Компакт-диске, т.к. компьютеры в нашем учреждении не оснащены средствами их чтения и записи).
Можно выделить такие условия хранения электронных документов:
- наличие в архиве организации не менее 2х экземпляров каждой единицы хранения электронных документов (основной и рабочий экземпляр должны хранится на разных носителях);
- наличие технических и программных средств предназначенных для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля физического и технического состояния;
- обеспечение режима хранения электронных документов, исключающего утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение и искажение информации;
- не реже одного раза в 5 лет необходимо производить технический контроль физического состояния носителей и воспроизводимости электронных документов;
- обязательно составление описи электронных документов.
Как оформить опись и подготовить документы к электронному хранению опишем в следующей статье.