При составлении описи дел по личному составу (ЛС) появился вопрос о включении или не включении в состав описи Отчета по форме 4-ФСС.
Оформляя опись по ЛС безоговорочно был включен Отчет по форме КНД-1151111 "Расчеты по страховым взносам", но в силу того что отчет подается в электронном виде (штатная численность нашей организации составляет более 1000 человек), и объем отчета в бумажном виде за один квартал составляет около 2500 листов, было принято решение данный документ хранить в организации в электронном виде и ввести отдельную опись хранения электронных документов.
Муниципальный архив нашей области требовал от нас так же в опись включить отчет 4-ФСС который, согласно приказу ФСС РФ от 26.09.2016 №381 является "формой расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, а также по расходам на выплату страхового обеспечения (форма 4-ФСС)". Следовательно данный отчет попадает под п. 4.3 "Налогообложение", ст. 308 "Расчеты по страховым взносам (годовые, квартальные)" Перечня типовых управленческих архивных документов , утвержденного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236 со сроком хранения 50/75 лет.
Мы обратили свой взгляд на Налоговый Кодекс РФ, Где в статье 23, п.3.4, пп. 6 обнаружили информацию о том, что плательщики страховых взносов обязаны в течение шести лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.
Как же быть в этом случае? Может ли Перечень Росархива перечить НК РФ в области установления сроков хранения данной документации?
Обсудив данный вопрос с юристами компании и проконсультировавшись с работниками Росархива дискуссия привела к решению, что т.к. срок хранения по Перечню 75/50 лет, не меньше чем в НК РФ, и Перечень издан в 2019 году, а последняя редакция в статью 23 НК РФ были внесены в 2016 году, то Перечень не противоречит и имеет более актуальную информацию. Так же в названии документа, по Приказу ФСС, имеется словосочетание "расчеты по страховым взносам" 4-ФСС относится к п. 308 Перечня.
Следовательно хранение отчета 4-ФСС производится на срок 75/50 лет.
Данный отчет мы будем хранить так же в электронном виде.
Стратегию создания описи электронных документов мы опишем в одной из следующих статей.