Как оформить на удалённую работу сотрудника, который живёт вне РФ?

По статистике, удалённые работники тратят меньше времени на рутину (процесс сбора на работу, пробки и офисные перекуры) и более эффективно работают. При этом удалённому сотруднику не нужно рабочее место, а это экономия на офисе, электричестве мебели и технике. По статистике Owllabs, 90% людей заявили о росте своей продуктивности на удалёнке. Полностью на удалёнку перевели своих сотрудников, например, PriceWaterHouse после изучения дистанционной работы глазами работников и работодателей. 

В России в 2022 году произошёл резкий рост количества удалённых работников — россиян, работающих на своих прежних работодателей из-за границы. В IT-сфере за один только сентябрь 2022 года количество удалёнщиков выросло на 12% по сравнению с августом.

Рассказываем о нюансах удалённой работы на практике.

В первую очередь, с сотрудником заключается договор: трудовой, ГПХ или как с ИП/самозанятым.

1. При заключении трудового договора нужно прописать:

- Где находится рабочее место сотрудника. Если оно находится в России на территории работодателя, необходимо проводить аттестацию рабочего места. Если компетентные органы выявят, что ваш сотрудник по факту трудится где-то в другом месте, то вас оштрафуют. Возможно указание рабочего места сотрудника вне территории работодателя — например, по месту жительства сотрудника-удалёнщика. Если рабочее место находится вне РФ, ФНС допускает оформление допсоглашения о рабочем месте вне РФ, но Минтруд с этим не согласен. По мнению Минтруда, это нарушает ТК РФ, так как он не может проверить рабочее место вне РФ на наличие нарушений, поэтому предпочтительнее заключить договор ГПХ.

- В какое время сотрудник должен быть на связи (и по какому часовому поясу)

- Каким способом осуществляется коммуникация с работодателем (мессенджеры, ПО, сайты)

- Работодатель должен предоставить оборудование для работы (например, ноутбук), а также может компенсировать использование личного имущества в трудовых целях — детали договорённостей должны быть прописаны в допсоглашении.

Пошагово на практике процесс перевода происходит следующим образом: сотрудник в произвольной форме пишет заявление о переводе, работодатель издаёт приказ о переводе (Т-5) под роспись сотрудника, и сотрудник с работодателем оформляют дополнительное соглашение к трудовому договору.

2. При заключении договора ГПХ нужно помнить, что с 2023 года работодатель должен не только отчислять взносы на обязательное пенсионное и медицинское страхование работника, но и предоставлять по этому виду отношений больничные и декреты, если в 2022 году работник где-либо работал по трудовому договору. Однако, в целом ГПХ более выгоден для работодателя, чем для работника: по договору ГПХ нет трудовых прав — например, на отпуск или различные компенсации.

3. Не возбраняется работать с самозанятыми, находящимися не только в РФ, но и за границей. По такому договору нужно обязательно указать местом работы соответствующий регион. Однако, следует помнить об ограничениях: если с работником ранее был заключён трудовой договор, то после его расторжения нельзя привлекать человека к оказанию услуг в качестве самозанятого ещё два года (пп.8 п.2 ст.6 422-ФЗ от 27.11.2018).

4. Работник может зарегистрироваться как индивидуальный предприниматель в РФ. Нужно помнить, что самозанятые и ИП продают вам не своё рабочее время, в которое они исполняют должностную инструкцию, а конкретные товары и услуги. Это необходимо отражать в договоре.

5. Ваш работник может зарегистрировать бизнес в стране пребывания (например, в ОАЭ выгодные налоговые ставки), однако, будьте готовы отчитываться за импорт услуг из-за границы и уплачивать 20% НДС.

Во-вторых, нужно наладить обмен документами. Обмен бумажными документами по обычной почте или курьерскими службами сейчас затруднён (с некоторыми странами и вовсе прекращён), а время доставки может достигать нескольких месяцев, поэтому многие переходят на электронный документооборот.

В случае, если вы работаете по трудовому договору, можно пользоваться как бумажной корреспонденцией, так и кадровым ЭДО (например, в СБИС, Диадок, Астрал). Для кадрового ЭДО:

1) издаётся Положение о ведении ЭДО (пример) под роспись сотрудников;

2) сотрудник пишет заявление в произвольной форме на переход на кадровый ЭДО, работодатель издаёт приказ о переходе, оформляется допсоглашение к трудовому договору;

3) сотрудник в личном кабинете налоговой бесплатно выпускает себе электронную подпись физического лица. С её помощью можно подписывать не только кадровые документы, но и работать в системах ЭДО — нужно всего лишь оформить машиночитаемую доверенность (МЧД).

Если вы решили заключить договор с индивидуальным предпринимателем в РФ, то ему нужно получить ЭЦП ИП — с 2023 года первую ЭЦП для ИП и юрлиц можно получить только лично и только в ФНС РФ или аккредитованных ей УЦ. Зато последующие перевыпуски осуществляются удалённо и бесплатно в личном кабинете ФНС.

В-третьих, на компьютер работника устанавливается всё нужное ПО. Нужно помнить об ответственности за нелицензионные программы. Отдельно упомянём, что если ваш сотрудник работает с государственными сайтами или банками, нужно либо установить российский VPN (или удалённый рабочий стол), либо обеспечить доступ к рабочему компьютеру сотрудника, который физически находится в РФ (например, через Ammyy Admin или Anydesk). VPN или удалённый рабочий стол установить сложнее, но на практике это удобнее для работы, так как стационарный компьютер, к которому подключается ваш сотрудник через программу удалённого доступа, может сломаться или выключиться, к тому же, это экономнее.

В-четвёртых, нужно решить вопросы оплаты труда. Если рабочее место сотрудника находится за границей, допустимо переводить деньги не только в российский банк, но и в иностранные. При этом заработную плату желательно выплачивать в рублях, так как граждане РФ являются валютными резидентами РФ. При выплате заработной платы в валюте нужно заранее включить в допсоглашение к договору курсы конвертации и кто берёт на себя комиссии банков.

В-пятых, нужно заплатить налоги за сотрудника. При работе по трудовому договору и ГПХ ставка и порядок уплаты НДФЛ зависят от того, где находится рабочее место: если оно находится в РФ, то доходы сотрудника считаются полученными в РФ. Если оно находится вне РФ — то и доходы получены вне РФ.

Пока ваш сотрудник является налоговым резидентом РФ, за него нужно платить 13% НДФЛ со всех доходов вне зависимости от места получения. Когда ваш сотрудник перестаёт быть налоговым резидентом РФ, то с доходов, полученных внутри РФ, нужно удержать 30% НДФЛ (за весь год, по итогам которого сотрудник признан нерезидентом), а с доходов, полученных вне РФ, сотрудник платит свои налоги на доходы самостоятельно по месту своего пребывания в другой стране — НДФЛ сотруднику нужно вернуть. Взносы с заработной платы на ОМС и ОПС уплачиваются так же, как и раньше.

Если ваш сотрудник оформлен как ИП или самозанятый — он самостоятельно уплачивает налоги  и взносы и подаёт налоговую декларацию; его налоговое резидентство на размеры налога не влияет. Для ИП удобнее всего выбирать налоговый режим УСН 6%: в этом случае налоги можно снизить до 45842+1%, а налоговая декларация максимально простая для заполнения.